Каждому бизнесу приходится сталкиваться с расходами и издержками, без которых невозможно развиваться и процветать. Вложенные средства в различные проекты и продукты должны приносить пользу компании, так как организация становится рентабельной, когда эти расходы способствуют росту её прибыли.

Оптимизация затрат и издержек является одной из главных задач для любой компании. Правильно подобранные решения и инструменты 1С позволяют предприятиям повышать доходность и избегать финансовых трудностей даже в кризисные периоды.

Наилучшим решением в этом случае является внедрение системы 1С:ERP Управление предприятием. Благодаря своим широким функциональным возможностям, адаптированным под потребности современного российского бизнеса, эта программа помогает оптимизировать расходы, сохраняя высокое качество продуктов и услуг. Это не только улучшает имидж компании и повышает её рентабельность, но и создаёт прочную основу для дальнейшего развития.

Многие считают, что внедрение ERP-системы - это дорогое удовольствие, доступное лишь крупным производственным предприятиям. Однако в последние годы наблюдается тенденция к росту числа компаний из различных секторов, таких как ритейл, дистрибуция, строительство, и профессиональные услуги, которые активно используют ERP.

Основные причины, по которым не только производственные компании внедряют 1С:ERP, включают в себя: повышение общей эффективности бизнеса, подготовка к масштабированию, сокращение оборотного капитала, улучшение как внутренних, так и внешних процессов, замена устаревшего программного обеспечения. Кроме того, важными мотивами являются автоматизация учёта и бизнес-процессов, а также интеграция информационных систем для территориально распределенных подразделений.

Последние события, связанные с санкциями, заставляют компании искать альтернативы зарубежному ПО, такому как SAP. В этом контексте 1С:ERP становится отличным выбором, предлагая более широкие функциональные возможности и являясь идеальной заменой с точки зрения экономии.
Стоит отметить, что использование 1С:ERP вместо SAP позволяет существенно экономить, так как лицензии на отечественное ПО значительно дешевле. Даже если компания решит продолжать использовать SAP, она сталкивается с риском остаться без необходимых лицензий, которые могут стать недоступными для приобретения.

Ранее мы обсудили, что представляет собой оптимизация расходов в организации. Следует подчеркнуть, что для достижения этого эффекта необходимо провести ряд мероприятий, которые соответствуют следующим критериям:

• Реалистичная оценка текущего положения. Если компания осознаёт, что в данный момент она не готова справиться с масштабной задачей, разумнее будет либо отложить её, либо приступить к поэтапной реализации.
• Финансовая обоснованность. Расходы на оптимизацию должны быть оправданы, и ожидаемая экономия должна превышать затраты на эти мероприятия.

Важно понимать, что особенности отечественного бизнеса иногда не соответствуют западным методам внедрения ERP и прямому использованию результатов исследований. Однако, выявленные тенденции всё же являются надёжными и заслуживают внимания.

Чтобы успешно внедрить систему и сократить расходы, владельцам необходимо чётко определить цели и задачи этого процесса на каждом этапе. Важно также понимать, что результаты становятся заметными на практике лишь после тщательной отладки работы с финансами и материалами.

Как работать в ERP с бюджетом
Система ERP обеспечивает эффективное управление финансами благодаря ряду ключевых функций:

• Централизация финансовых данных в одном месте, что облегчает доступ к информации.
• Предоставление детализированных данных по каждому расходу и доходу, включая информацию по дебету, кредитам, оборотным средствам и др.
• Обновление данных в режиме реального времени, что обеспечивает актуальность информации.

Благодаря этим преимуществам компания может в любой момент времени увидеть реальную финансовую ситуацию. Например, если несколько менеджеров находятся на конференции, а другие специалисты должны уехать в командировку, руководство сможет увидеть полную детальную информацию по всем движениям денежных средств и понять, есть ли требуемая сумма в заложенном бюджете.

Таким образом, 1С:ERP - это инструмент, который помогает компаниям принимать объективные и оперативные решения:

1. ERP обеспечивает прогнозирование бюджетов будущих периодов на основе уже выполненных. Например, система может показать, что на определенный месяц ожидается рост расходов при снижении доходов. Зная об этом заранее, компания может принять меры и избежать стрессовых ситуаций и убытков.
2. Система позволяет проводить комплексную оценку и сравнительный анализ различных финансовых и производственных планов на основе данных отчётных периодов.
3. Благодаря ERP бюджеты можно планировать не только по периодическому принципу и «от достигнутого», но и по скользящему варианту. Это открывает новые возможности для оптимизации затрат при создании дополнительной ценности для клиентов и партнёров.

Внедрение ERP-системы приводит к сокращению срока оборачиваемости оборотных средств на 12–25%.

Выполнение рутинных операций в ручном режиме может привести к ряду негативных последствий:

1. Требуется большое количество сотрудников, что увеличивает нагрузку на бюджет компании за счёт оплаты труда.
2. Растёт количество ошибок разной степени критичности из-за человеческого фактора.

Кроме того, на предприятиях часто возникают следующие проблемы:

• Избыток кадров на одних участках и дефицит на других.
• Длительные перерывы между задачами из-за непонимания последовательности операций и отсутствия чётких инструкций.

1С:ERP позволяет эффективно решать эти проблемы:

• Легко отслеживать и перераспределять рабочую силу для ликвидации узких участков.
• Прогнозировать потребность в квалифицированных кадрах и заранее искать необходимых специалистов.

Использование ERP дает такие преимущества в оптимизации расходов:

• Уменьшение количества сотрудников и сокращение времени их адаптации.
• Рационализация распределения времени и нагрузок.
• Формирование продуктивных связей между отдельными сотрудниками и подразделениями.

Повышение производительности при фактическом уменьшении расходов.

Эффективное взаимодействие с другими организациями напрямую влияет на отношения с клиентами и прибыльность предприятия. Система ERP играет ключевую роль в этом процессе, предоставляя базу данных о поставщиках, содержащую актуальную информацию о ценах, продуктах и услугах, а также реквизиты и опыт сотрудничества. Это позволяет быстро генерировать заказы с минимальным количеством ошибок.

С помощью 1С:ERP компания может легко анализировать данные о продажах и закупках предыдущих периодов, что становится основой для прогнозов на будущее и позволяет эффективно использовать рыночную ситуацию. Кроме того, ERP упрощает и ускоряет сравнение предложений от различных контрагентов.

Использование системы ERP способствует:

• повышению прозрачности бизнес-процессов для всех участников;
• балансированию потребностей в продажах и закупках с потребностями и возможностями партнёров и поставщиков;
• освобождению сотрудников от рутинных задач, что позволяет им уделить больше времени переговорам;
• завоеванию уважения со стороны контрагентов.

Оптимизация процесса управления запасами
Инвестирование в систему управления запасами - это шаг к устранению узких мест в производстве и сбоям в организации поставок, что в итоге приводит к удовлетворению клиентов.
Управление запасами включает в себя систему инвентаризации, закупку и хранение необходимых материалов, а также контроль за их расходом и выдачей.
1С:ERP позволяет всегда иметь реальное представление о состоянии запасов на складе и связывать эту информацию с данными о продажах и от поставщиков. Это играет важную роль в:

• Прогнозировании потребности в материалах и запасах, чтобы избежать излишков и не допустить дефицита.
• Оптимизации складских площадей и сокращении затрат на их содержание.
• Рациональном распределении запасов между различными участками производства и их перемещении по необходимости.
• Обеспечении стабильного качества выпускаемой продукции.
• Минимизации финансовых потерь из-за устаревания запасов или истечения их срока годности.
• Предотвращении ситуаций, когда требуется дополнительная платежеспособность за комплектующие или срочную доставку.

Компании, внедрившие 1С:ERP, отмечают:

• Уменьшение затрат на закупку сырья и материалов на 7%.
• Сокращение складских запасов на 8–35%.

Улучшение качества производимой продукции на 60%.

Влияние 1С:ERP на производственные процессы обсуждается часто, однако его воздействие на продажи и лояльность клиентов также является значительным, хотя и не всегда очевидным. Особенно важно учитывать, что рост удержания клиентов на 5% может привести к увеличению рентабельности до 75%.

Система ERP, налаженная на предприятии, позволяет снижать себестоимость продукции, что в свою очередь позволяет гибко реагировать на изменения рыночных условий, в том числе при высокой конкуренции. Вместо пассивной реакции на спрос, компании, использующие ERP, активно формируют его. Например, менеджеры могут видеть данные о клиентах, которые делали заказы с определенной периодичностью, и принимать меры, если заказы задерживаются. В это время программы производства могут автоматически подготовиться к выполнению этих заказов.

Информация из ERP также позволяет маркетологам:

• Планировать акции и контакты с клиентами, основанные на информации о выгодных предложениях.
• Получать обратную связь о выполненных заказах.
• Понимать, какие продукты наиболее востребованы клиентами, и регулировать ассортимент товаров соответственно.
• Разрабатывать и продвигать продукты для новых сегментов рынка.
• Использовать информацию о сезонном спросе для активизации заказов и подготовки производства к выполнению.

Таким образом, система ERP становится инструментом, который помогает компаниям не только эффективно управлять производственными процессами, но и активно влиять на продажи и лояльность клиентов.

Для отдела продаж внедрение системы имеет ценности:

• Комплексные подходы к предоставлению скидок, основанные на различных критериях, таких как группа клиентов или объем заказа.
• Установление лимитов на суммы заказов и задолженность, что ведет к изменению условий сотрудничества при их достижении.
• Повышение продуктивности общения с клиентами, независимо от того, кто из сотрудников ведет диалог.
• Ускорение обработки заказов и поступления на производство или склад.
• Оптимизация логистических цепочек.

Важно отметить, что использование ERP-системы приводит к повышению качества сервисов и увеличению объёма продаж в среднем на 35-40%.
Окончательное решение о способе оптимизации расходов предприятия лежит на собственнике бизнеса. Однако, при анализе преимуществ и недостатков внедрения ERP-системы, следует учитывать следующее:

Преимущества:

1. Усиление позиций бизнеса на рынке за счёт быстроты, гибкости и обоснованности принятия решений.
2. Минимизация затрат времени на подготовку отчётности.
3. Автоматизация и ускорение документооборота.
4. Возможность освободить время от выполнения рутинных задач.
5. Повышение эффективности взаимосвязанных видов деятельности.
6. Снижение зависимости компании от знаний и умений отдельных сотрудников, что повышает общий уровень производительности труда.
7. Разграничение доступа сотрудников к информации в зависимости от их должностных обязанностей.
8. Повышение инвестиционной привлекательности предприятия.
9. Оптимизация расходов по всем направлениям деятельности.

Моменты, требующие внимания:
1. Необходимо планировать сроки для внедрения и закладывать бюджет.
2. Обучение и адаптации персонала к новой системе.
3. Необходимость периодического обновления и поддержки системы.
Внедрение ERP-системы может значительно улучшить управление предприятием, снизить затраты и повысить эффективность работы, однако требует внимательного анализа и подготовки.